jueves, 31 de marzo de 2016

Eficiencia Transformacional

¿Cuál es la nueva frontera de la eficiencia en las empresas?


El otro día un buen amigo, CEO de una gran empresa, me decía que se le estaban acabando las herramientas para seguir manteniendo la rentabilidad en su compañía. Habían aplicado cuantos recortes habían podido y la austeridad en el gasto había llegado a su tope. Aún así, se jugaban salvar el próximo ejercicio.

Yo me dedico a eso precisamente, a transformar los procesos de las compañías, digitalizándolos en gran manera, para proveer de eficiencias importantes. También gestionamos el aspecto emocional de la compañía, vital para el éxito de las medidas que se decidan implantar.

A modo de resumen, le escribí en una servilleta de bar los 10 puntos básicos de la transformación empresarial en estos nuevos tiempos. Cómo su reacción fue tremendamente optimista, y me ha asegurado que lo va a intentar, quiero compartir con todos vosotros este pequeño secreto a voces.

Pasos para la mejora de la eficiencia en una empresa:


  1. Las empresas modernas se caracterizan por ser más planas: directivos y trabajadores. Las labores de los mandos intermedios están automatizadas en los sistemas. Para hacer un cambio deberás convencer a los trabajadores porque la mayoría de los mandos intermedios desaparecerán y no puedes convencer a alguien al que le dices que su puesto de trabajo desaparecerá. 
  2. La vida laboral y personal se entremezclan debido a los medios tecnológicos que nos permiten estar en todo momento o conectados a nuestra vida social en el trabajo y a nuestro trabajo en nuestro tiempo libre. Flexibilidad es la palabra de moda, trabajar desde casa hasta un 50% del tiempo será común y mejorará la productividad y la conciliación con la vida privada, evitando el proteccionismo y  los costes de la reducción de jornada.
  3. El reporting, los informes y las presentaciones se reducen de forma importante en las empresas más eficientes. Se habla que las empresas tradicionales gastan el 10% de sus recursos y personas a la realización de presentaciones internas, al reporting o la cocinado de informes. Dos tendencias se consolidan: el reporting por excepción (solo se reporta lo que va mal) y la selección de los VII (Very Important Indicator)
  4. Si no puedes localizar a todo el mundo por el móvil no eres eficiente. El correo electrónico se ha convertido en un stopper de la mejora de la eficiencia. Los nuevos sistemas de mensajería instantánea como WhatsApp, Telegram, etc, y la posibilidad de montar grupos adhoc se han convertido en la alternativa más eficiente para casi toda comunicación que no requiera elevados niveles de seguridad pero si inmediatez. 
  5. Esto significa que los teléfonos fijos en las compañías desaparecen, y la nunca eficiente telefonía IP morirá sin remedio. Hoy en día es mucho más económico distribuir móviles entre los empleados que tener teléfonos fijos IP encima de las mesas, y evidentemente mil veces más productivo.
  6. El mejor test para ver si tu compañía aun no se ha enterado de que puede ser más eficiente es el número de PCs de sobremesa que tengas. Los portátiles y otros dispositivos mixtos (tablets) se posicionan con fuerza como elemento de productividad y reducción de costes. Incluso las empresas más eficientes modulan sus sistemas para permitir el BYOD (Bring Your Own Device), es decir donde el dispositivo lo pone el propio empleado. Incluso algunas el dispositivo se paga a medias, de forma que el empleado y empresa se benefician de forma simbiótica.
  7. Averigua que pide el mercado que tu no tienes en tu talento y genéralo. Uno de los grandes problemas de las empresas actualmente es que los conocimientos internos se quedan obsoletos de forma muy rápida. El efecto es que se va quedando una capa de empleados de capacidades no útiles para el mercado, que hay que seguir pagando, y al mismo tiempo hay que contratar o subcontratar las nuevas capacidades necesarias. Esto aumenta tremendamente los costes y el overhead de la compañía, disminuyendo  sensiblemente la rentabilidad. Fomenta que los empleados se autoformen en aquellos que son buenos y recompénsalo.
  8. Cuenta el número de reuniones que se realizan en tu empresa. Se conoce, especialmente en los países latinos, que las reuniones son un foco muy importante de productividad. Hay que reducir el número de reuniones al mínimo operativo, sustituyendo parte de su labor socializativa por open spaces orientados a conferencias sobre innovación, casos de éxito, best practices o diálogos refrescantes y sugerentes.
  9. La productividad personal esta íntimamente relacionada con los puestos de trabajo. No construyas espacios de trabajo aislados, organízalos de forma abierta y diferenciada en grupos de trabajo con identidad propia. Se ha descubierto que si el empleado se hace cargo de una planta verde (se excluyen los cactus) mejora su productividad un 15% y se disminuye el absentismo en un 25%. Permite expresiones personales en el puesto de trabajo para que se rompan las barreras.
  10. Los equipos emocionalmente más sanos son mucho más productivos especialmente a medio y largo plazo Todos estamos de acuerdo en esto pero es difícil de medir. La calidad emocional mejora con: encontrarle un sentido más amplio a las actividades diarias, tener una sensación de pertenencia a algo más grande, percibir apoyo especialmente en las equivocaciones y tener un punto de referencia para superarnos y otro para sentirnos superiores.

Aquí os dejo la foto de la famosa servilleta. Espero que os haya sido de utilidad.